비즈니스 영어 - 회의 후 팔로우업 이메일편

Tom Greever의 Articulating Design Decisions 내용을 요약 각색했습니다.

 

미팅 후 팔로우업 이메일의 장점

1. 프로젝트와 팀원들의 시간을 중요시 여긴다는 걸 보여준다

2. 경청했다는걸 보여준다

3. 기록용으로 쓰기 좋다

4. 내가 판단으로 미팅 중 나온 '잡음'을 필터링할 수 있다

5. 결정 번복을 예방할 수 있다

 

팔로우업 이메일 쓰는 법

 

0. 미팅 당일, 늦어도 다음 날까지 쓰기. (책에서는 24시간을 넘기지 말라고 함)

1. 미팅 참가자들에게 감사표시

Thank you all again for coming to/attending the meeting today.

Thanks, everyone, for your time today!

It was a very productive meeting.

I am glad we got a lot done today.

I appreciate you all being available.

 

2. 미팅 내용 정리

내가 쓰는 팁 - 미팅할 때 미리 대외용 노트와 나만 볼 노트 나눠쓰기. 끝나고 대외용 복붙해서 보낸다. 나만 볼 노트는 미팅 후 내가 해야 할 일, 사수나 매니저에게 물어볼 질문들을 씀

 

연봉협상 이메일 타래처럼 책에서도 불렛포인트로 '결정중심' 내용을 적으라고 한다

 

예시

책에 나온 예시와 경험을 토대로 카테고리화 해봄.

 

A. 남이 해결하기로 한 문제• The .... on the home page doesn't work / moves too fast. [이름] is going to change ...[문제해결 방식]

• [외부업체 책임 문제] We have an email out to [외부 협업자] to address this.

 

B. 내가 해결하기로 한 문제

• The texts on .. button seem too small. I will check to make sure it’s consistent with the others and adjust as necessary.

• The robot keeps breaking down. It is possibly a disconnection issue. I will first rearrange ... and see if it works.

 

C. 내가 도움주기로 한 문제

• [이름1] is concerned that ... [이름2] is checking with ... for correct ... I will forward the usability study that informed this.

• The client ... [이름] is talking to them to get more details ... I will ... and notify everyone of the result.

 

D. 정보 공유

• The release date has been approved, pending QA. [이름] is going to email us tomorrow with a status update.

• The deadline for ... has shifted to ... [이름] will brief you on ... at a weekly meeting.

 

3. 구체적 결과, 행동, 다음 단계, 미래 대비와 같이 생산적인 부분에 초점 맞추기. 그렇지 않으면 시간낭비였다고 느낄 수 있다. 예) 해결법 없는 문제 제기

 

4. 필터링

중요한 부분만 쓰고 나머지는 빼기. 읽는 이가 한번에 슥 읽을 수 있도록 써야 하기 때문에 의사결정과정에서 나온 관련없는 얘기는 빼자. 필터링 기준도 나오는데, 정치적인 기준도 나옴. 일단 기본은

A. 모두가 중요성을 인식하는가

B. 주제와 맞는가

이 둘이다.

정치적 부분은

C. 반대만을 위한 반대인가 - 어떤 사람은 변화가 싫어서 딴지걸고 본다.

D. 모두가 이 사람을 진지하게 받아들이는가 - 다른 이들이 눈을 굴린다거나 별 말 없이 조용히 넘어가면

E. 의사결정에 영향 끼치는 사람의 의견인가

F. 다시 거론될 의견인가

주제와 안 맞는데 또 거론된다면 시간 낭비를 방지하기 위해 그 자리에서는 경청하고 노트테이킹하되 다른 미팅에서 의논하자고 마무리짓는게 좋다고.